服务指南

一．票据要求

（一） 票据报销的有效期

原始票据报销的有效期截至经济业务发生年份的次年6月底，票据逾期不予报销。

但根据学校规定毕业以后才能报销的学费等除外。

（二） 票据要求

原始票据必须真实、合法且填写完整，即来源合法，内容真实、完整、合规。具体要求如下：

1. 报销从外单位取得的发票须印有税务监制章，收据或结算票据须印有财政监制章，并按要求加盖开票单位发票专用章或财务专用章，发票注明无需盖章的除外。

2. 票据上付款单位名称应填写“同济大学”，允许报销的手机通讯费及网络费、培训费、医药费、托费等除外。

3. 票据上日期、内容、数量、单价、大小写金额应填写完整，且金额大小写一致；经济业务内容或品名：要填开具体名称，如果是办公用品、文具、材料、代码等笼统内容的，请索要并保留明细清单、购物小票，列明品名、数量、单价、金额，明细清单还要加盖与发票一致的财务专用章。

4. 票据应书写规范，不得私自涂改；一次填列；一式几联的手写票据应套写，机打票据必须为电子打印，手工填写无效。票据填写有错误的，若金额错误，应由开票单位重开，不得在票据上更正；若其他方面错误，应当由开票单位更正，更正处加盖开票单位印章；机打票据错误必须重开。

5. 所有发票，理论上都要签字和盖章，考虑实际操作情况，根据重要性原则，对单张金额大于人民币5000元的，以及核销暂借款的发票，必须在背面加盖学院或部门章，项目负责人和经办签字。托费发票，不论金额，应加盖单位公章和人事处劳资科公章，或者通过OA系统申请通过后，凭OA报告打印件及发票报销。培训费发票，不论金额大小，应注明培训人、培训内容，经学院证实盖章。

6. 增值税专用发票应提交两联：抵扣联和发票联。增值税普通发票为一联——发票联。

7. 如果与私人之间发生经济业务，可请其去税务局申请代开发票；如果与小公司、小商店发生经济业务，金额比较大，但对方只有小面额的定额发票或者电子发票的，也可请其去税务局申请代开、换开发票。

8. 因会计凭证必须保存30年，因此对于一些自制的原始凭证，比如：情况说明、外部差旅费报销单、酬金发放表、暂借款单等，请用墨水笔填制，勿用圆珠笔或铅笔；同样的，所有票据请用胶水或浆糊粘贴，勿用订书钉装订。

9. 发票或收据丢失：发票和收据是重要的报销凭证，是会计资料中最具法律效力的证明文件，应妥善保管。如果经常发生遗失现象，说明管理上存在问题，项目负责人应该引起重视，加强管理。

在外单位取得的收据、发票发生丢失可按下列程序办理：

（1）去外单位复印存根联或记账联，并加盖原单位的财务专用章或发票专用章，当事人所在单位负责人签字，加盖部门或学院章。飞机票丢失的，取得售票单位出具的盖有公章的证明，注明原机票起止地点、乘机时间、机票金额、乘机人姓名、身份证号等内容，当事人所在单位负责人签字，加盖部门或学院章。确实无法取得证明的原始凭证，如火车票等，当事人写出详细情况说明，当事人所在单位负责人签字，加盖部门或学院章。如果有网上订单，那也是比较有力的辅助证明。

（2）撰写说明，说明要点如下：

丢失原因；

承诺不会造成重复报销；

承诺进行整改，加强内部管理，避免类似情况再次发生。

     说明由项目负责人及当事人签字，学院或部门加盖公章。

（3）交审核科咨询台转呈财务处主管处长审批。审批通过后，可作为代原始凭证。

（三） 票据粘贴方法

参照经费使用审批单上的支出内容对发票进行分类整理，归类粘贴。要按顺序排放：一般情况下，首先是“同济大学经费使用审批单”或“预约报销单，各职能部处或学院审批文件，然后是各类票据，最后是合同、协议、名单、签到表。报销差旅费，按“差旅费报销单”、票据、“出差申请”、“会议通知”的顺序排列。购置仪器设备的申请单、验收入库单放在所属发票后。

粘贴单大小为A4纸一半，如纸张有字，粘贴在有字迹的一面。在选择粘贴纸时，请兼顾财务凭据的严肃性和环保两方面。

粘贴时，发票首张请与单据报销封面左端对齐，其余从左至右、从上到下，呈“鱼鳞”状粘贴，开口向右，请勿超出边界。粘贴要牢固、美观，不压页、不串页、不倒置。最后，用燕尾夹汇总固定。

左上角为凭证装订区域，签章、说明、备注请避开。当票据或附件较大需要折叠时，也要避开此区域。

票据中请勿有订书针、大头针、回形针等金属物品。

不符合规定要求的报销单据，财务人员有权退回，要求财务经办人重新分类、整理、粘贴。

二．报销流程

在报销前，项目的经费使用人应按照经费用途，并根据“一事一报”的原则，对相关报销单据根据不同事由进行分类，分别进行对应类型业务的网上预约，或填写不同的“经费使用审批单”。

（一） 本校教职工到财务处审核柜台报销，应携带以下材料：

1. 通过财务系统预约生成的“同济大学预约报销单”，或填有经费卡号的“经费使用审批单”，以上单据必须加盖经费卡所属部门公章，并有项目负责人及经办人的签章。

2. 报销所涉及的全部原始凭证(具体要求见一.票据要求)；

3. 经费IC卡及密码，或已授权的校园一卡通。

4. 租船、租车、租房、办理借款以及涉及5万以上的业务应提供有效经济合同。

5. 需要提前审批或提供的材料：

（1） 因公出国（外事办审批）：同济大学出国、赴港澳任务批件原件、出国（境）费用报销单、出国（境）行程安排，具体参见“因公出国差旅费报销流程”。

（2） 公务接待：同济大学国内公务接待审批表、同济大学国内公务接待清单，并附公函（上面应注明到访或受邀人员姓名、人数、时间，或者我方出具的邀请函）。

具体审批单位参见“同济大学国内公务接待管理办法”。

（3） 主办会议：会议审批表、会议费报销清单、会议通知、会议签到表（注明参会人员职务职称）、收费的会议还需提供会议收费立项表。

具体审批单位参见“同济大学会议费管理办法”。

（4） 办公用品/实验材料：发票（或预约单）需要项目负责人、经办人、验收人三人签字(不可为同一人)；发票金额大于人民币100元（含）小于500元，需在发票背面手写购买清单；发票金额大于人民币500元（含），需提供对方单位开具的购货清单；实验材料发票金额小于5万元的，需学院材料管理员出具验收意见，大于5万（含）的，需采招办验收。

单价在500元以上（含）的办公用品或实验材料，需登录采购与招标管理办公室（采招办）网站—“采购管理信息系统”进行低值品或固定资产验收，报销时提供加盖学院公章的“同济大学低值易耗品验收单”一份或加盖同济大学设备验收专用章的“同济大学仪器设备验收单”一式两份。

具体流程请参照材料/设备报销流程。

（5） 设备维修：维修设备，发生维修费在500元以上（含）的，该设备若等级为同济大学固定资产的，即有设备编号的，通过设备处的设备管理系统进行维修申请，经批准后形成设备维修报账单，一式两份；其他设备，进采招办进行维修服务验收，形成有维修服务验收单，一式两份。

（6） 软件采购：单价2000元（含）以上的软件购置，需提供加盖同济大学设备验收专用章的同济大学仪器设备验收单，一式两份。

（7） 版面费：需提供录用通知。

（8） 资料费：实体店购买的资料发票金额超过500元（含）需提供购买清单。双一流专项经费项目的，应在图书馆进行固定资产申购验收。

（9） 差旅费：报销机票必须提供行程单（发票）及登机牌，在出差地发生的市内交通费需注明往返地；住宿费应提供酒店清单；上海市内出租车票金额超100元的需注明往返地，其中往返机场或火车站的，若是因出差发生的费用需同外埠差旅发票一同报销。

（10） 暂借款：借款分转账和现金两种。

办理转账借款时，提供单位负责人签字并加盖部门公章的“同济大学暂借款凭证”第一联（白联），申请人填写暂借款凭证应注明借款用途、金额、收款单位全称及开户银行和银行账号，并提供暂借款项的证明（如项目预算、设备、材料采购合同、项目协作合同或协议、举办活动的文件、会议通知等）。

原则上不办理现金借款，如有特殊原因的，应列明借款详尽用途及金额，报财务处处长审批同意。

办理冲账时，带“同济大学暂借款凭证”第二联（黄联）和加盖项目负责人及经办人签章、学院公章的发票到财务处办理。

（11） 印刷费：发票金额超过2000元（含）需提供加盖对方单位财务专用章的打印内容清单。

（12） 食品类：发票内容为“食品”的需提供购买清单。

（二） 预约在校本部固定号码窗口的可在约定时段内直接到对应号码柜台处办理审核报销。非约定时段前往的，或约定时段内窗口人员因病假等缺岗的，以及预约在“校本部无等候窗口”的，请携带以上材料到校本部财务审核大厅咨询台提交。

预约嘉定校区固定窗口以及“嘉定无等候窗口”的，请去嘉定财务办提交。

报销业务基本流程